Rekisteriseloste

HENKILÖTIETOLAIN (523/1999) 10§ MUKAINEN REKISTERISELOSTE

 

1 REKISTERIN NIMI

Kiipeilyurheilijat ry:n jäsenrekisteri

2 REKISTERINPITÄJÄ

Nimi: Kiipeilyurheilijat ry

Verkkosivut: http://www.kiipeilyurheilijat.fi

Sähköposti: info@kiipeilyurheilijat.fi

3 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot.

Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Tietoja käsitellään sähköisellä rekisteripalvelulla (Flomembers, Passeli ja Sporttirekisteri, Google Drive) ja näitä varten tietoja tallennetaan ko. järjestelmien tietovarastoihin.

Flomembers on Flo Apps Oy:n toimittama ja ylläpitämä jäsenrekisteri. Rekisteriä käytetään automatisoituun jäseneksi liittymiseen, jäsentietojen ylläpitoon, laskutukseen, tapahtumiin ilmoittautumiseen, tiedottamiseen ja jäsenroolien päivittämiseen.

Passelia käytetään seuran kirjanpitoon ja työntekijöiden palkanlaskentaan.

Suomisport on olympiakomitean urheilujärjestöille tarjoama yhteinen henkilö- ja organisaatiorekisteri. Sitä käytetään kansallisen lajiliiton, kiipeilyliitto SKILin jäsenrekisterinä sekä Kiipeilyurheilu-lehden postitusrekisterinä.

Google Driveä käytetään seuran junioritreeneihin osallistujien ryhmien organisointiin.

4 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi kerätään seuraavat tiedot:

  • Jäsenien yhteystiedot (postiosoite, puhelin, sähköposti)
  • Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, jäsennumero, jäsenyyden alkamisajankohta, jäsenyyden päättymisajankohta)
  • Maksutiedot (jäsenmaksut ja kirjanpitotarkoitukseen muut laskutukset ja maksusuoritukset)
  • Lisätiedot (ikä, sukupuoli, varmistuskortti)

Alaikäisen treeniryhmässä kiipeilevän lapsen osalta tallennetaan vanhemman nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Junioritreeneihin osallistuvilta rekisteriin tallennetaan lisäksi osallistumiskerrat.

Tämän lisäksi kerätään vapaaehtoista tietoa jäsenen kiipeilyharrastuksesta, jonka pohjalta seuran toimintaa voidaan suunnitella palvelemaan useamman jäsenen etua sekä kohdentamaan tiedotusta.

5 REKISTERIN TIETOLÄHTEET

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta, taikka pyytämällä puuttuvaa tietoa henkilöltä itseltään. Tästä poikkeuksen tekevät ainoastaan alaikäiset junioritreeneihin osallistujat, joiden kohdalla treenien ohjaaja merkitsee rekisteriin treeneihin osallistujat.

6 TIETOJEN LUOVUTTAMINEN JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU- alueen tai ETA:n ulkopuolelle.

Yllä mainitusta poiketen tietoja luovutetaan rajatusti:

  • Tapaturmavakuutuksen tarjoavalle yhtiölle (tällä hetkellä OP) varmistetaan tarvittaessa yksittäisen jäsenen jäsenyyden voimassaolo.
  • Lajiliitolle toimitetaan seuraavat tiedot: seura, sukunimi, etunimi, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa. Lisäksi tilastointia varten lajiliitolle toimitetaan jäsenen sukupuoli ja syntymäaika.
  • Kurssinjärjestäjälle tai matkanjärjestäjälle luovutetaan ainoastaan kurssin tai matkan järjestämisessä välttämättömät tiedot osallistujasta.

7 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Jäsentiedoista ei säilytetä paperiversioita. Jäsentietoihin on pääsy vain niillä seuran hallituksen jäsenillä tai nimittämillä henkilöillä, joilla on siihen tehtäväänsä liittyvä pätevä syy. Yksittäisen jäsenen tietoja käsitellään vain kun siihen on pätevä syy.

Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. Kiipeilyurheilijat ry ja rekisteripalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.

Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:

  1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu.
  2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.
  3. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.

Flomembers jäsenrekisteristä lähtevät sähköpostiviestit ja tekstiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.

8 TARKASTUSOIKEUS

Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa mitä tietoja hänestä on merkitty yhdistyksen jäsenrekisteriin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Jäsen voi lähtökohtaisesti tarkastaa ja korjata omia tietojaan kirjautumalla seuran jäsenrekisteriin Flomembersiin.

Mikäli rekisteriin merkitty henkilö haluaa tarkastaa tietonsa pyynnöllä, tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle.

9 REKISTERITIETOJEN KORJAAMINEN

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jäsenen on kuitenkin taitojensa puitteissa huolehdittava tietojen ajantasaisuudesta kirjautumalla jäsenrekisteriin ja esimerkiksi muuton yhteydessä päivitettävä osoitteensa sinne.

kiipeilyurheilijat